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Descripción del puesto
Persona encargada de la venta de boletos y representante principal de VOY AL TEATRO ante la producción del evento y espectadores.
Actividades
Instalación y apertura de taquilla.
Venta de boletos en el sistema.
Corte de taquilla con la producción del evento.
Entrega de boletos impresos en caso de requerirse.
Obligaciones
Estar al pendiente de su correo y calendario para la gestión y confirmación de la agenda.
Estar presente desde 1 hora 30 minutos antes del inicio del evento.
Llevar su dispositivo móvil cargado.
Portar el gaffete de VOY AL TEATRO.
Tener una actitud amable ante todas las personas del evento.
Por ningún motivo abandonar la taquilla.
Consultar en cada evento las indicaciones especiales del Desglose.
Mantener la calma y templanza ante situaciones de estrés.
Asistir con cabello peinado, ropa oscura, pantalones y tennis limpios.
Llenar un informe del evento asistido al terminar el mismo.
Regresar a su lugar todos los materiales de trabajo de las taquillas.
Contactar al área de Atención al Usuario ante cualquier situación desconocida o que no sepa cómo accionar.
Asistir a las juntas de capacitación agendadas por VOY AL TEATRO.
Reportar en el informe y anotar para las juntas de capacitación cualquier situación atípica.
Tutorial
A continuación deberás ver con atención el siguiente video.
Proceso de taquilla
Abrir el candado del locker o mochila con la contraseña que la Coordinadora del servicio de boletaje les entregó.
Sacar el equipo y conectar computadora a la corriente eléctrica.
Conectar impresora a la computadora en el puerto USB correcto usualmente es el que se encuentra del lado de la computadora en el que sólo hay un puerto).
Conectar la terminal de pago con tarjeta a la corriente con su cargador eléctrico.
Avisar al área de Atención que ya está instalada la taquilla.
Abrir e iniciar sesión en el módulo de Taquilla (donde se venden los boletos).
Contar el cambio disponible.
El desglose se comenzará a realizar a los 20 minutos de haber iniciado la función.
*Si en el margen de tiempo en el que se genera el desglose llegan personas a taquilla, se les deberá vender boletos.Descargar el Reporte de Venta, contabilizar el dinero en taquilla, si todo es correcto, comenzar a llenar el Desglose correspondiente.
Realizar el recibo que se entregará al organizador/a del evento.
A los 30 minutos de haber iniciado el evento habrá que realizar el corte con el organizador/a del evento en el que se le muestre el desglose (indicar cada uno de los puntos del mismo) y entregar el recibo para su firma, una vez firmado tomar una fotografía del mismo.
Una vez entregado el corte ya no se podrán vender boletos para la función en curso, sólo de otras.
Llenar el Informe de Taquilla. Aquí se subirá la fotografía del recibo.
Una vez enviado el informe de taquilla, ya no se podrá vender ningún tipo de boleto.
Tras enviar el informe guardar el equipo cuidadosamente en el locker o mochila (según sea el caso). Se deberá guardar el equipo y su cableado enrollándolo de forma circular. No trenzarlo, enredarlo u amarrarlo ya que se pueden trozar internamente.
Una vez guardado el equipo, cerrar el candado.
Aspectos importantes para la venta
No recibir el dinero de boletos vendidos Preventa Taquilla o que la producción haya vendido por su cuenta. Únicamente registrarlo en Otras Preventas y en las notas del Desglose.
Aunque se le puede solicitar al asistente que salga a buscar cambio, es favorable que la persona Responsable de Taquilla lleve cambio desde antes de llegar al evento como respaldo.
Las bolsas para el dinero de caja tienen dos apartados, se sugiere usar uno para guardar el dinero de la venta de boletos y otro para el cambio.
Al momento de vender los boletos, no dar click en el botón VENDER hasta no recibir primero el dinero.
Aunque la terminal de pagos con tarjeta lo ofrezca, no brindar opciones de pago en meses ni con puntos.
No cerrar el modal de impresión hasta tener el boleto impreso. En caso de haber alguna situación con la impresora, se podrá enviar a imprimir nuevamente, si se cierra el modal se perderá más tiempo en lo que se localiza la orden para volverla a imprimir.
Llenar con detenimiento y cuidado el Desglose de acuerdo a la información del Reporte de Ventas.
Mantener constante comunicación con el Asistente de Taquilla ante cualquier duda o problemática.
Para las impresoras móviles deben tomar un rollo y dividirlo en dos rollos de papel para que pueda entrar.
Nunca forzar los equipos, si presentan algún problema siempre reportarlos al área de Atención al Usuario.
Entregar siempre el corte de ingresos a la persona designada por la producción.
Desglose del servicio
En todo servicio de boletaje con taquilla se debe llenar un desglose.
A continuación debes de consultar la guía dando click en el siguiente botón.
Glosario
Ahora deberás conocer la terminología que utilizamos internamente en el servicio:
Desglose: Documento donde se aterriza la información financiera del evento, debe llenarse basado en el Reporte de Ventas e incluir si hubo Otros Gastos, boletos vendidos por la producción, si hay un cobro por porcentaje de foro, etc.
Reporte de ventas: Documento que contiene toda la información sobre las ventas del evento, se utiliza para llenar el Desglose y se baja desde el Módulo de Taquilla
Informe de taquilla: Formulario que debe llenarse posterior al corte de taquilla, es donde se reporta cómo operó el evento, en él, además de incluir la información financiera, hay que registrar cualquier situación fuera de lo normal que haya ocurrido en taquilla. Este documento, nos brinda información general de los eventos, cómo transcurren y son el respaldo para la realización de sus pagos. Si un informe no se llena el mismo día del evento no se pagará.
Otros gastos: Todo gasto extra que se realice para operar el evento, estos gastos deben estar autorizados por la producción, los cuales pueden ser cobro de IVA para facturación, uso de internet, transporte y horas extra.
Porcentaje de foro: Este módulo es únicamente para espacios que tuvieron un permiso de Padrón y Licencias, el área de coordinación agrega esta información previamente y específica en NOTAS si el evento requiere o no un cobro por este rubro.
Otras Preventas: Este módulo se llena con el total de dinero que corresponda al dinero en efectivo con el que ya cuenta la producción, por ejemplo cuando hacen preventas por su cuenta o con boletos impresos o cuando se requieren emitir boletos Espectador Frecuente para completar Cortesías. La funcionalidad de este radica en que el Desglose arrojará la cantidad real del dinero en efectivo con el que se cuenta en taquilla, esto debe ir acompañado de las NOTAS correspondientes.
NOTAS: En este apartado hay que especificar qué es lo que se está cobrando en el módulo de Otros Gastos y Otras Preventas, las notas deben ser detalladas y cuidando su redacción y ortografía.
Responsable de Taquilla: Persona que funge como representante de VOY AL TEATRO ante el organizador/a del evento y el foro, quien realiza la venta de boletos y da atención a espectadores.
Asistente de Taquilla: Persona encargada de escanear boletos al ingreso al foro de los espectadores, da atención a espectadores ante temas de VOY AL TEATRO y es auxiliar en cualquier situación que el Responsable de Taquilla le solicite para el correcto desempeño del servicio en el evento.
Persona responsable del evento: Persona que funge como representante del evento ante VOY AL TEATRO, encargada de brindar las condiciones óptimas para la operación de taquilla, de brindar la información del evento y resolver dudas que puedan surgir referentes al mismo.
Web de Taquilla: taquilla.voyalteatro.com página que contiene todos los insumos digitales para operar taquilla.
Módulo de taquilla: Módulo al que se ingresa para la venta de boletos, su link directo lo encuentran en la Web de Taquilla.
Archivero: Contenedor tipo folder para resguardar dinero en efectivo de pago por servicio de boletaje o preventas en efectivo.
Corte de Taquilla: Momento en que se entrega el dinero que ingresó en efectivo, el corte se hace por función y en él se explica el Desglose a la persona designada para el corte, debe realizarse media hora después de que inició el evento y pueden darse hasta 15 minutos de tolerancia.
Fondo de caja: Es el dinero en efectivo con el que se cuenta para dar cambio y operar taquilla, se deja $1000 en la bolsa de doble compartimiento.
Terminal de pagos con tarjeta: Es el dispositivo que permite realizar pagos con tarjeta de crédito, débito y otros métodos electrónicos (marca clip).
Código QR de pagos electrónicos: Es una herramienta que permite aceptar pagos sin tarjeta: el responsable de taquilla abre el link que se encuentra en Guías y Accesos en la web de taquilla, aparecerá un QR que el espectador deberá escanear con su celular para realizar el pago, para confirmar que el pago se haya realizado es necesario contactar al área de coordinación, no deberá entregarse el boleto sin confirmar este cobro. Este método de pago sólo es para situaciones de emergencia donde la terminal de tarjetas bancarias esté fallando y el espectador no cuente con efectivo para realizar su pago.
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